Sociedad de la Información

Artículo de Manel Blasco. Responsable del Centro de Innovación y Transformación de la Justicia. T-Systems. (versión pdf).

Sociedad de la Información nº 81 (Diciembre 2011).

“Las soluciones desarrolladas por T-Systems implantadas en juzgados y tribunales permiten mejorar la calidad y la eficiencia de los procesos judiciales”.

Aunque estamos ya en un avanzado siglo XXI, en una sociedad con fácil acceso a las tecnología y las comunicaciones -llamada sociedad de la información-, donde usamos las TIC permanentemente en todas nuestras actividades cotidianas, tanto en el entorno particular como en el profesional, la imagen de la administración de Justicia va siempre ligada a expedientes en formato papel, ocupando mesas, estanterías e incluso pasillos.

Esta imagen tan característica no es consecuencia de la falta de nivel o disponibilidad de soluciones TIC de-sarrolladas e implementadas actualmente en la administración de Justicia. La posibilidad de presentar demandas o escritos de forma telemática, remitir requerimientos policiales a los cuerpos y fuerzas de seguridad en términos de interoperabilidad, gestionar y catalogar los objetos en los depósitos de efectos como documentos electrónicos, emitir notificaciones telemáticas a representantes profesionales de los intervinientes, firmar documentos electrónicamente, realizar copias auténticas, o la disponibilidad del Expediente Judicial Electrónico (EJE) son, entre otras, soluciones desarrolladas por T-Systems implantadas actualmente en juzgados y tribunales que permiten mejorar la calidad y la eficiencia de los procesos judiciales.

Todas las soluciones mencionadas, que nos permiten minimizar el uso del papel en la administración de Justicia, tienen en común la implementación del documento judicial electrónico (DJE),  elemento esencial para la existencia del EJE.

La existencia y disponibilidad del EJE es la base para poder trabajar en un juzgado sin papeles, donde quedarán recogidos con todas las garantías exigibles las resoluciones y actuaciones que se generen desde el sistema de gestión procesal, así como los documentos de entrada con su correspondiente firma electrónica y toda la información relacionada con el expediente judicial.

El EJE supone, entre otras ventajas, agilidad en las notificaciones o comunicaciones con actores externos, disponibilidad de la gestión de firmas en bandeja electrónica, acceso rápido y directo a cualquier dato de los documentos, inclusión y acceso directo de las grabaciones de vistas, optimización de la interoperabilidad o, por ejemplo, reducción de las posibilidades de acometer responsabilidad civil, como podría ser la omisión de traslado de copias. Debe considerarse, además, el importante ahorro de espacio en las dependencias judiciales, así como el compromiso con el medio ambiente en su dimensión más ecológica.

Aparte de la implementación de diferentes iniciativas TIC en la administración de Justicia, existen dos hechos  importantes que debemos aprovechar para el impulso definitivo del EJE.

El primero es la entrada en vigor el pasado año de la Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva oficina judicial, que permite la implantación de nuevos modelos organizativos y de funcionamiento de la oficina judicial y de la oficina fiscal, donde la no disponibilidad de un EJE complica el  trasiego de los expedientes entre las unidades de apoyo directo y los servicios generales o con la propia fiscalía.  También, el incremento de la dificultad en la búsqueda de la información en los documentos, ya que el asunto judicial pasa a ser gestionado por diferentes personas especialistas en cada una de sus fases procesales, casuística totalmente contraria a la situación previa a la aplicación de la reforma en la que una única persona conocía completamente todo el expediente.

El segundo es  la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, que cubre el alcance que no contempla la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos.

Esta ambiciosa ley regula los deberes y obligaciones tanto de los ciudadanos como de los profesionales representantes de las partes, así como del personal de las administraciones competentes en el ámbito de justicia, que permitirá regular que toda información externa se incorpore desde el principio como parte del EJE, igual que toda la que se genere en los propios juzgados o tribunales, o en términos de nueva oficina judicial, de todas las unidades o servicios comunes. Dicha ley también regula el marco normativo técnico para el cumplimiento del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) mediante guías de interoperabilidad y seguridad, entre ellas las guías del DJE y el EJE, en cuyo desarrollo ha participado T-Systems.

Ni las Direcciones de Modernización con planes informáticos, ni las empresas de tecnología que hayamos desarrollado las mejores soluciones TIC relacionadas con el EJE, serán los impulsores finales del EJE en la administración de Justicia. Deben ser la propia administración de Justicia y todos sus profesionales los verdaderos impulsores de la necesidad y utilización del EJE para el desarrollo del proceso judicial de una forma más rápida y eficaz, considerándolo imprescindible para la modernización de la administración de Justicia, como consecuencia del efectivo aprovechamiento de las ventajas del nuevo modelo organizativo, del funcionamiento de la nueva oficina judicial, y de los derechos y obligaciones derivados de la nueva ley de regulación de las nuevas tecnologías.

La disponibilidad de soluciones de EJE no es el fin para lograr el juzgado sin papeles, sino el medio imprescindible que se debe poner a disposición de los distintos operadores jurídicos, priorizando el desarrollo de mecanismos de interoperabilidad con todos ellos para que progresivamente mejoren los procesos judiciales, beneficiando, en definitiva, a toda la ciudadanía.

Aproximarnos al papel cero no depende de disponer de soluciones de EJE, sino de un cambio de mentalidad a la hora de trabajar que debe afrontarse cuanto antes desde una óptima gestión del cambio.