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juanmanuelzaragozaEl Ayuntamiento de Alicante ha desarrollado los elementos tecnológicos necesarios para hacer posible el pago de tributos, sanciones y derechos en cualquier parte del territorio español, sin necesidad de acudir a dependencias municipales.

Por J.L. Sociedad de la Información nº 60.

Y ha generalizado el abono por internet, para dar cobertura desde cualquier parte del mundo a aquellos ciudadanos más cercanos a las nuevas tecnologías.

El Jefe de Planificación Financiera y Caja, Francisco Berenguer, y la Tesorera accidental, Aurora Lozano, explican que la Tesorería Municipal está comprometida en un proceso continuo de modernización, con el fin de acercarla al ciudadano y buscar la excelencia en sus relaciones con ellos.

Por eso, se planteó hace varios años una serie de objetivos: "mejorar la prestación de servicios públicos, así como los sistemas de información y comunicación; modernizar la gestión interna; implantar las medidas necesarias en unos plazos ajustados y a un coste razonable; y potenciar la igualdad de oportunidades".

Para conseguirlos, han realizado una serie de acciones. En primer lugar, "un proceso de sustitución de todos los documentos cobratorios no normalizados por otros que cumplen la norma Cuaderno 60 del C.S.B., plenamente implantado en el sistema financiero español". Esto ha supuesto la posibilidad de "pagar tributos, sanciones y derechos no tributarios en cualquier parte del territorio español, sin necesidad de ir a dependencias municipales".

Además, "se ofrece a través de la web la posibilidad de obtener documentos cobratorios de diversas tasas sin necesidad de desplazarse, así como su pago on-line mediante tarjeta de crédito".

Por otra parte, se ha adquirido una máquina para el abono de tributos, sanciones, etc., cuyo software ha sido desarrollado conjuntamente entre la Tesorería y la empresa fabricante. "Su principal característica es la posibilidad de realizar el pago tanto en metálico como con tarjeta de crédito, sin coste adicional y con gran facilidad de uso".

Pronto se instalará la segunda máquina, con las mismas características, en uno de los dos depósitos municipales de retirada de vehículos, con la probable supresión del manejo de dinero físico (necesidad manifestada por responsables de la Policía Local). "Posteriormente, se dispondrá de la tercera máquina para el depósito de Bacarot, eliminando así la obligatoriedad de pasar primero a pagar por el Depósito de Metalurgias para hacer efectiva la retirada del vehículo".

 

Sanciones con PDA

Berenguer y Lozano apuntan que existe una estrecha colaboración con el Departamento de Sanciones del Área de Seguridad para la implantación de un sistema de control e imposición de sanciones mediante dispositivos PDA (pionero en España), que "actualmente es el publicitado por la Dirección General de Tráfico".

Además, citan la "implantación de un sistema de control y cobro de entradas al Museo de Tabarca, también mediante PDA". Y señalan que se encuentra en proceso de implantación "un sistema de gestión de expedientes que, además de modernizar la gestión interna, permitirá cumplir con la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos".

Otra de las actuaciones se centra en el "mantenimiento actualizado de la web de Tesorería, con toda la información necesaria para relacionarse con la misma; y la inclusión de la posibilidad de descargar todos los formularios necesarios".

Finalmente, destacan la "automatización de todos los procesos de comunicación con entidades colaboradores en la recaudación", y la "modernización de procesos internos de mantenimiento de la base de datos de tributos y cualquier otro derecho público, con la sustitución total de emisión de listados de papel por documentos PDF, con el objetivo de sostenibilidad".

Por otra parte, los responsables públicos indican que desde la Concejalía de Hacienda se ha puesto en marcha (está en pruebas) el denominado Portal del Proveedor, donde éstos podrán conocer el estado de tramitación de sus facturas, además de realizar solicitudes sobre las modificaciones y altas de sus cuentas de pago. "También podrán introducir sus facturas electrónicas". La Concejalía de Modernización de Estructuras Municipales está evaluando diferentes sistemas de gestión de expedientes y registro general, que "implicará el cierre de los circuitos electrónicos de gestión y su explotación hacia el ciudadano".

 

Gestión con firma electrónica

El Ayuntamiento de Alicante y sus siete organismos autónomos realizan toda la gestión económica contable a través de un sistema de gestión documental con firma electrónica reconocida, según Juan Manuel Zaragoza, Teniente de Alcalde y Concejal de Hacienda, Ocupación de Vía Pública y Patrimonio.

La gestión económica contable de los gastos se encuentra descentralizada entre todas las concejalías. Además, se utiliza un portal que permite a los proveedores la consulta del estado de gestión de sus facturas y la posibilidad de varias funcionalidades sobre sus datos, como apunta Javier Morales, Jefe del Departamento Técnico de Sistemas de Información Presupuestaria y Contable.

Morales explica que los justificantes de gastos (facturas, certificaciones, decretos, etc.) entran al Registro Delegado del Registro General, que se ubica en la Intervención General del ayuntamiento o de los organismos autónomos. "Los documentos pueden entrar en formato e-factura o en papel. En el segundo caso, se realiza el escaneado certificado de los mismos y su automática inclusión en el Gestor Documental, así como su archivo físico en la Intervención General que evita el trasiego de justificantes de gasto. En cambio, si se trata de formato e-factura, obviamente no se precisa el escaneado de los mismos y pasan directamente al GD".

Una vez dentro del Gestor Documental (GD), y en el mismo momento de su incorporación, se proporciona información anexa al Sistema Económico Contable (SEC), que está interrelacionado con el GD. Los datos son los siguientes: tipo de justificante, factura/certificaciones/ decretos/e-factura, fecha de registro (automático), tercero/ proveedor, centro gestor destinatario, número de documento, fecha, importe, texto explicativo y grupo de apuntes.

Si el formato es e-factura, el propio sistema se encargará de extraer la información (salvo el centro gestor destinatario) y, si se trata de papel es el Registro General el encargado de suministrarla. "En este momento, y en base a la información de grupo de apuntes, el GD se encarga de organizar los procesos de firma electrónica reconocida anexos a dichos justificantes de gasto.

Dichos procesos constan de dos tipologías de usuarios: los distribuidores y los firmantes. "Se ha realizado un diseño personalizado por departamentos, en el que los responsables han decidido cómo quieren que se produzca el proceso de revisión y firma de los documentos".

De manera genérica, existen dos procedimientos. En primer lugar, "los justificantes de gasto llegan de manera directa a los técnicos responsables de su revisión y firma (usuarios firmantes)". En segundo lugar, "pasan un filtro previo de comprobación realizado por funcionarios de su departamento (usuarios distribuidores) y, tras la revisión, se distribuye el documento al técnico responsable (con anotaciones)".

Se ha optado porque los usuarios distribuidores no realicen firma electrónica reconocida sobre los justificantes de gasto, sino una revisión (de la que queda constancia electrónica documental) y un reenvío. "Las pistas de inspección quedan totalmente cerradas con la utilización de los mismos sistemas de seguridad y control que se usan en los procesos de firma electrónica reconocida".

En caso de que un técnico firme negativamente un justificante de gasto, éste vuelve por disponibilidad funcional al registro general. "En base a la decisión, de la que deja constancia, se devuelve el documento al proveedor (por defectos de forma o servicio) o se reenvía a otra área, en su caso".

Automáticamente, una vez que los justificantes de gasto han sido firmados electrónicamente de forma positiva se encuentran disponibles en el SEC.

Una vez que los datos están completos, realizan la contabilización previa de los documentos contables. "En el momento de la contabilización descentralizada previa de los documentos, se genera un documento pdf en el Gestor Documental y, en base a las aplicaciones presupuestarias que se utilicen, se definen automáticamente los circuitos de firma electrónica que actuarán". A cada tipología se le anexa una documentación diferente y, en base a ella y a los propios documentos contables, se realiza la fiscalización por parte de la Intervención General".